כדי להבין מהי מרכזיה הנמצאת בענן ועבור מי היא מתאימה, חשוב להבין קודם מהי הטכנולוגיה שעליה היא מבוססת. ענן הוא בעצם ביטוי המדמה רשת אינטרנט שבה מאוכסנים מאגרי נתונים עצומים. הביטוי ענן מגיע מהצורה הגרפית של תרשים הזרימה המתאר את תצורת מעבר המידע. הנתונים נמצאים במשאבים וירטואליים חיצוניים ובכך מאפשרים לארגון לחסוך במשאבים יקרים. כדוגמת, תחזוקה וניהול של חוות שרתים ומערכות מחשוב יקרות. מחשוב ענן מאפשר מגוון סוגים של שירותי תוכנה ותשתיות במאמר זה נתמקד במרכזיה.
מרכזיה וירטואלית בענן – אז איך זה בעצם עובד?
מרכזיה וירטואלית בענן נקראת גם מרכזיית IP בענן. מדובר במערכת מרכזיה טלפונית וירטואלית המותקנת כתחליף לקווי התקשורת הישנים. כל שלוחת טלפון מחוברת לרשת האינטרנט המהיר וכל הנתונים מועברים ממנה דרך רשת האינטרנט לשרתים חיצוניים הנמצאים בחווה. המידע מאוחסן וניתן לגשת אליו בכל עת לפי הגדרת הרשאות. שימוש בשירותי מרכזיה חיצוניים מאפשרים לחברות להוריד את העומס מהשרתים שלהם.
החשיבות של מרכזיה וירטואלית
מודל העבודה ההיברידי והגלובליזציה מחייבים שינויים גם במערכות הפנימיות של הארגונים. מרכזיה בענן מותאמת בדיוק למודל זה. השלוחות יכולות להיות בכל מקום בעולם שבהם נמצאים העובדים וניתן לגשת לנתונים מכל מקום. כמו כן, למרכזיות בענן יש אפשרות לתמוך במכשירי ציוד קצה שונים ביניהם פקסים, סמארטפונים, מדפסות ועוד.
היתרונות המרכזיים של מרכזיה וירטואלית
לשירותי מרכזיה חיצוניים יש יתרונות רבים ומגוונים. נסקור את המשמעותיים שבהם. ראשית, המרכזיה מאפשרת חסכון משמעותי בעלויות אפילו עבור ארגונים גדולים. במידה והם היו נדרשים להתקין אותה במשרדי החברה הדבר היה דורש רכישת ציוד יקר ועלויות התקנה גבוהות. בנוסף נדרש צוות תחזוקה קבוע שיתחזק וישדרג את המערכות בהתאם לצורך ויטפל בתקלות. לכל אלו יש עלויות לא מעטות שעולות עשרות אחוזים יותר מרכישת שירותי אחסון חיצוניים.
שנית, המרכזיה מאפשרת לשפר את השירות ללקוח הקצה, לספקים ולעובדים. פונקציות שונות כדוגמת זיהוי מהיר, העלאת מידע, שליחת הודעות, ניתוב שיחות לשלוחה פנויה או לנייד ועוד. העובדים יכולים לקבל את השיחות מכל מקום, לנהל את עומסי העבודה גם כשהם לא במשרד.
יתרון אחרון ומשמעותי הוא שילוב של שירותים משלימים. באמצעות המרכזיה ניתן להקליט שיחות, לבצע ועידה עם מספר רב של משתתפים, לנהל ביג דאטה המאפשר לכל ארגון לבצע ניתוח של נתונים ולהתייעל מבחינה עסקית.
האם מרכזיה בענן מתאימה רק לארגונים גדולים?
מרכזיה מסוג זה מתאימה לכולם. גם לחברה בוטיקית קטנה, לרשת עם סניפים וכמובן גם לארגון בינוני וגדול. המרכזיה עוזרת לכל מי שעובד בתקופה הנוכחית, מעוניין להתייעל ולא להישאר מאחור, לחסוך בעלויות, בכח אדם ובמשאבים. ההתקנה אינה מורכבת או דורשת הפסקת פעילות. הכול מתבצע מרחוק באופן וירטואלי ומהיר.
מה חשוב לדעת לפני שמתקינים את המרכזיה?
כיום יש המון חברות חיצוניות המציעות שירותי מרכזיה וירטואלית התחרות נמצאת בעיקר בגזרה של השירות והתמיכה. כך שאם הארגון מרגיש שהוא אינו מרוצה הוא בקלות יכול לעבור לחברה אחרת.
מעבר לשירות יש לשים לב לאבטחת המידע. כאשר יש דליפת נתונים הדבר עלול לסכן את אמינותה של החברה ולחשוף אותה לתביעות ואף להביא לקריסתה. לכן יש לוודא כי קיימת הצפנת שיחות קפדנית והמידע מאובטח לפי כל הדרישות המחמירות.
כמו כן יש לבחון האם השירותים שאותה מציעה החברה ניתנים להתאמה מלאה לצורכי הארגון. לשילוב השירותים שלו, ניהול הנתונים ומערך השיחות. יש ארגונים שיסתפקו במרכזיה פשוטה ובסיסית וכאלו שידרשו גם מענה אוטומטי, ניהול מערך נתונים ושיחות ועידה מורכבות
