שמירה על איכות הסביבה היא דבר חשוב מאוד. כיום לא מעט עסקים מעוניינים לעבור להתנהלות ירוקה יותר ולשתף פעולה עם המאמץ הכלל עולמי לשמור על הסביבה שאנו חיים בה נקייה ובריאה יותר. בשל הפתרונות הדיגיטליים המוצעים כיום לכל עסק, הרבה יותר קל להפוך את העסק לירוק. חשוב לבחון את הפתרונות הדיגיטליים המוצעים כיום ולהתאים אותם לצרכים של כל עסק וזאת בכדי לממש את המטרה העומדת על הפרק ולאפשר לעסק לתרום את תרומתו בשמירה על איכות הסביבה.
חשבונית דיגיטלית- מדוע זה חשוב?
חשבונית אונליין או חשבונית ירוקה, מאפשרת כיום ללא מעט עסקים לזנוח את פנקסי החשבוניות והקבלות של העסק לטובת חשבוניות דיגיטליות. חשבונית ירוקה היא שירות שמוצע על ידי חברות שונות שמתמות בכך ומאפשר ניהול חשבונות ממוחשב באופן עצמאי. באמצעות תוכנה ייעודית, תהיה אפשרות לשלוח חשבוניות דיגיטליות לקוח, קבלות, תעודות משלוח, הזמנות עבודה ועוד. התוכנה מבצעת את השליחה ללקוח באמצעים וירטואליים כגון: הודעת טקסט או מייל ומבלי לעשות שימוש בנייר. ניתן לעקוב אחר החשבוניות שנשלחו וכן לוודא שהלקוחות קיבלו את החשבוניות ולשמור תיעוד של כל מסמך בצורה ממוחשבת.
שימוש בטפסים דיגיטליים והחתמה מרחוק
אופציה יעילה חשובה נוספת המוצעת כיום לכל עסק היא בניית טפסים לשליחה מרחוק והחתמה על הטפסים הללו בצורה מקוונת. חתימה דיגיטלית הפכה כיום למונח רווח. היא נועדה להחליף את החתימה הידנית על כל מסמך. כלומר, במקום לזמן לקוחות בכדי שיחתמו על טפסים שונים באופן פיזי, ניתן לשלוח ללקוחות באופן מקוון כל טופס שדורש חתימה, כאשר כל שהם ידרשו לעשות זה לפתוח את הטופס, למלא פרטים רלוונטיים אם יש צורך באופן מקוון ולחתום על הטופס באופן דיגיטלי. לאחר מכן הם משגרים בחזרה את הטופס ובעל העסק מקבל אותו חתום. כל הטפסים החתומים נשמרים במערכת ייעודית ומאפשרים שימוש בהם לכל צורך, בכל זמן ומכל מקום בצורה קלה, מהירה ונוחה.
חשוב לדעת כי כיום מסמכים המאושרים לחתימה דיגיטלית נהנים ממעמד משפטי זהה למסמכים שנחתמים בחתימה רגילה.
פגישות זום על פני פגישות פרונטליות
דבר נוסף שיכול לסייע לכם להפוך את העסק שלכם לירוק יותר הוא ליצור אפיון של סוגי עבודה שבהם הפגישות והאינטראקציה הבין אישית יעילות וסוגי עבודה שבהן הן פחות יעילות. כלומר, לצמצם עד כמה שניתן את פגישות העבודה הפיזיות ולהשאיר את הפגישות הפיזיות רק לפגישות עבודה שהדבר באמת נחוץ בהן. את כל שאר הפגישות שניתן לעשות באותה היעילות או אפילו ביעילות רבה יותר דרך פגישת זום, כדאי לבצע דרך פגישה שכזאת. פגישות זום חוסכות מהאדם שנדרש להגיע לפגישה את הדלק ואת זיהום האוויר שהוא מביא עימו, כאשר הוא נדרש להגיע לפגישה באופן פיזי ועל כן, העברת כמה שיותר פגישות לפגישות זום, זהו בהחלט דבר יעיל לעסק שמעוניין להפוך את פעילותו העסקית לירוקה יותר.
עבודה היברידית על פני עבודה במשרד
אם יש אפשרות לצמצם את שעות העבודה במשרד ולעבור למודל עבודה היברידי שבו עובדים באופן חלקי מהבית כאשר יש צורך בכך, הרי שמדובר על דבר מבורך שבהחלט יכול לסייע במגמה של הפיכת העסק לעסק ירוק. על כן, חשוב שכל בעל עסק יבחן את הדברים ובהתאם לכך יחליט האם ניתן ליישם עבודה היברידית בעסק שלו, באיזה מינון ובאיזה אופן. חשוב כמובן לשמור על איכות העבודה ועל תפוקת העבודה ועל כן, יש לעשות זאת בצורה מושכלת.
