כמה מערכות העסק באמת צריך? ואיך מחברים בין חשבוניות, לקוחות, תשלומים ונתונים במקום אחד?

העסק צריך פחות מערכות ממה שנדמה לנו, וברוב המקרים מספיקה תוכנה לניהול עסק אחת שמחברת חשבוניות, לקוחות, תשלומים ונתונים, במקום חמישה כלים שכל אחד מהם מכיר רק חלק מהתמונה המלאה.

אם כיום אתם מקלידים את אותו הפריט בשלוש מערכות שונות, שואלים את עצמכם איפה נמצא המידע העדכני על הלקוח, או מבזבזים זמן על העתקה של נתונים מגיליון לגיליון, הגעתם למקום הנכון.

בחברת iCount ריכזנו עבורכם את כל מה שצריך לדעת, כדי להחליט כמה מערכות העסק באמת צריך.

למה עסקים מגיעים לחמש מערכות שלא מדברות ביניהן, וכיצד תוכנה לניהול עסק משנה את הנושא?

עסקים בדרך כלל רוכשים את הכלים הללו בהדרגה: כלי אחד לחשבוניות, אקסל ללקוחות, אפליקציה לגבייה וקובץ להוצאות. כל כלי פותר בעיה נקודתית, אבל יחד נוצרים הפערים הבאים:

• חשבונית שמופקת בכלי אחד ונרשמת ידנית בכלי אחר
• פרטי לקוח שמעודכנים רק במקום אחד
• גבייה שתלויה בזיכרון או בפתק
• דוחות שמתחילים באיסוף נתונים מכמה קבצים
• התוצאה היא הקלדה כפולה, טעויות ותמונת מצב שתמיד מאחרת בכמה ימים.

אילו תהליכים אפשר לרכז במקום אחד?

תוכנה טובה לניהול עסק יכולה לאסוף במקום אחד את הפקת החשבוניות והקבלות, כרטיסי הלקוחות, מעקב אחרי הכנסות והוצאות, גבייה ותשלומים, והיא גם מייצרת את הדוחות מתוך אותם נתונים.

הערך האמיתי הוא באוטומציה: כשחשבונית נוצרת, הסכום כולל מע"מ בשיעור 18 אחוזים נרשם בדוחות ובמעקב הגבייה בלי הקלדה נוספת ונחסכת ההזנה הכפולה והתמונה הכספית של העסק מתעדכנת כבר ברגע שהפעולה בוצעה.

מה ההבדל בין כמה כלים נפרדים לסביבה מחוברת?

כדי לראות מה באמת משתנה, כדאי להשוות בין עבודה עם כמה כלים נפרדים לבין תוכנה לניהול עסק אחת. להלן הנתונים איפה נחסך זמן והיכן גם קטן הסיכוי לטעות:

לפי אילו קריטריונים בוחרים מערכת?

בבחירת תוכנות לניהול העסק כדאי לבדוק כמה נקודות:

• התאמה לגודל העסק: עצמאי יחיד וחברה עם צוות צריכים רמות שונות של פירוט, והמערכת צריכה לצמוח יחד אתכם.
• ממשק נוח: המערכת צריכה להיות קלה, נעימה למשתמש ולא מסובכת, אם היא לא תהיה כזו, יהיה קשה להטמיע אותה ולהפוך אותה להרגל.
• חיבור להנהלת חשבונות: הנתונים צריכים להגיע לרואה החשבון בלי העתקה ידנית.
• הרשאות משתמשים: יש לקבוע מראש מי רואה ומי מפיק מסמכים מהמערכת, ולא לתת לכולם גישה לכל דבר.
• דוחות: בדקו שאפשר להפיק דוחות לפי לקוח, תקופה וסוג הכנסה.
• אינטגרציות: אם העסק עובד עם חנות מקוונת או כלי סליקה, המערכת צריכה להתחבר אליהם.

כיצד iCount מחברת בין הכלים בפועל?

iCount היא מערכת ותיקה לניהול עסקים, שהתפתחה לאורך השנים בהתאם לצרכים המשתנים של עסקים בעידן הדיגיטלי.

היא מאגדת תחת קורת גג אחת חשבוניות וקבלות, ניהול לקוחות, ניהול הוצאות, מלאי ושעות, סליקת אשראי והוראות קבע, ומוסיפה חיבור לחנויות מקוונות, API ואינטגרציות.

מעל כל אלו פועלת האוטומציה: מסמכים נוצרים אוטומטית, תזכורות תשלום יוצאות ללקוחות, והמידע זורם בין התהליכים. החדשנות הטכנולוגית הזו היא המשך ישיר לגישה שלנו, זאת אומרת פחות עבודה ידנית ויותר נתונים שאפשר להסתמך עליהם.

זכרו, תוכנה לניהול עסקים לא נועדה להוסיף עוד כלי, המטרה שלה היא להקטין את מספר הכלים. רשמו לעצמכם כמה פעולות אתם מנהלים היום בנפרד, מהפקת חשבוניות ועד גבייה ודוחות, ובדקו אילו מהן אפשר לרכז בסביבה אחת.

אם הרשימה נראית ארוכה, ייתכן שהגיע הזמן להחליט, ובחברת iCount אפשר לראות איך נראה עסק שבו הכול מחובר.

שאלות נפוצות

האם עסק קטן צריך מערכת כזו?

כן, גם עצמאי יחיד מפיק חשבוניות, גובה תשלומים ומדווח, הסדר מתחיל מהיום הראשון להטמעת התוכנה והוא לא תלוי בגודל העסק.

אפשר לחבר חנות מקוונת למערכת?

במערכות רבות כן והחיבור מאפשר הפקת מסמכים אוטומטית על כל רכישה, כדאי לבדוק מראש איזו פלטפורמת מסחר נתמכת.

איך מגבילים גישה של עובדים למידע רגיש?

דרך הרשאות משתמשים, מומלץ לוודא שאפשר להגדיר תפקידים שונים, כך שכל אחד רואה רק את מה שנחוץ לעבודתו.

מה עושים עם נתונים שכבר קיימים בכלים הישנים?

כדאי לבדוק לפני המעבר אם אפשר לייבא רשימת לקוחות ופריטים, ייבוא כזה חוסך הקלדה מחדש ושומר על הרצף העסקי.